La mise en place d’un dispositif passe par une analyse de risque, un diagnostic des besoins et la modélisation de l’évènement aussi bien en termes de site physique que de flux et de « stock » humains de spectateurs. Il concerne aussi les personnels et prestataires.
La planification des services de sûreté, d’incendie et de secours à personne (ainsi que du personnel d’accueil) s’inscrit dans un certain nombre de contraintes : qualification, temps de travail maximum sur 24h et pause, effectifs minimums etc…
Les paramètres de cette mise en place sont aussi liés au droit du travail et à sa réglementation, qu’ils soient applicables à tous les salariés et plus spécifiques au domaine de la sécurité.
Il existe des solutions digitales (le Smart Security Event by Cispé notamment) pour concevoir, valider et éditer un zonage et un planning de ce type et les fiches de postes liées. L’outil permet aussi un chiffrage précis du coût de l’ensemble aussi bien humain que matériel. Il peut aussi récapituler l’appel d’offre aux prestataires pressentis.
Ainsi, la mise en place d’une durée de vacation minimum de 4 heures consécutives constitue à partir de mars 2023 un nouvel élément de planification à intégrer par les organisateurs de manifestations.
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